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向红字做账说再见  

2015-09-22 08:58:55|  分类: 会计实务 |  标签: |举报 |字号 订阅

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一、手工账为什么要用红字?

假如我们在做一笔收到银行利息的凭证,按照会计准则的做法是这样:

借贷记账法做账

借:银行存款   100

贷:财务费用-利息    100

然后登账
日期
摘要
余额
 
斯初余额
 
 
0
2015-1-21
利息支出
10000
 
10000
2015-1-21
利息收入
 
100
9900
 
本月合计
10000
100
9900


 

财务人员发现这样按标准来做会有个问题,就是在查财务费用账簿发现本月合计不能反映当月实际的利息支出

于是财务改变了上面的分录:
借:银行存款      100

:财务费用-利息 100

然后登账

日期
摘要
余额
 
斯初余额
 
 
0
2015-1-21
利息支出
10000
 
10000
2015-1-21
利息收入
100
 
9900
 
本月合计
9900
 
9900

这样,就能在本月合计上马上看出利息实际支出多少。但违背了借贷记账法。
 
二、电算化的软件是怎么处理这个问题的呢
 
电算化是照搬手工账的做法,完全没有深入的了解这个需求的真正原因。
照搬的过程中发现红字不太好在账簿里表现出来,于是用负数的账簿里显示:
借:银行存款      100

:财务费用-利息 100

然后登账

日期
摘要
余额
 
斯初余额
 
 
0
2015-1-21
利息支出
10000
 
10000
2015-1-21
利息收入
-100
 
9900
 
本月合计
9900
 
9900

 
上述做成法不仅违背了借贷记账法,也让红字负数混为一谈,红字即是负数,负数即为红字,会计的登账法则混乱不堪。
 
这里有个疑问,就是电算化和手工账为什么不统一用红字或者用负数一种方式来表达呢?
这是因为,凭证的金额栏是格子形式,用负数不太好写,而账簿在手工账下是格子,电算化下就不是格子,于是电算化下出现了分裂。
 
三、那电算化下怎么去重新理解手工账下的红字呢?
 
首先,重新理解登账。电算化下还有必要用登账这个概念吗?库存报表是登账的结果吗?不是,它是入库单和出库单查询的结果,信息化下所有的报表都是某个或某几个单据查询的结果。基于同样的理解,会计账簿它是凭证查询的结果,并不存在什么登账。所以红字或负数只是个显示问题。即然是显示问题,那么我们就在凭证上做个标志让它显示出来就好了。
借贷记账法做账:
借:银行存款   100

贷:财务费用-利息    100   

然后查询结果如下:

日期
摘要
余额
 
斯初余额
 
 
0
2015-1-21
利息支出
10000
 
10000
2015-1-21
利息收入
-100
 
9900
 
本月合计
9900
 
9900

 

的意思是,这笔分录将以负数的形式反方向显示在查询结果中,简称“反显”。

五角星只是个“反显”标识,没有其它的含义,可以用其它形式标记。
如:
借:银行存款   100
贷:财务费用-利息    100  
借:银行存款   100
贷:财务费用-利息    100
借:银行存款   100
贷:财务费用-利息    100 
甚至
借:银行存款   100

贷:财务费用-利息    100      这里的红色数字与以往完全不同,它只是“反显”标识

 “反显”标识使会计记账规则统一,只采用借贷记账法,也解决了发生额不准的问题。

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