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一套近乎完美的公司财务流程:包括岗位设置  

2015-11-19 09:48:57|  分类: 会计实务 |  标签: |举报 |字号 订阅

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一套近乎完美的公司财务流程:包括岗位设置

一套近乎完美的公司财务流程:包括岗位设置 - 一统江山 - 一统江山的博客

 
一、出纳岗工作流程……………………………………… 3-5
二、销售费用岗工作流程………………………………… 5-8
三、管理费用岗工作流程………………………………… 9-12
四、固定资产岗工作流程………………………………… 12-15
五、材料审核岗工作流程………………………………… 16-20
六、成本核算岗工作流程………………………………… 20-24
七、销售核算岗工作流程………………………………… 24-26
八、工资福利岗工作流程………………………………… 26-31
九、税务岗工作流程.……………………………………  31-33
十、内部审计岗工作流程.…………………………………34-38
十一、主管岗工作流程.……………………………………39-41

 
一、出纳岗工作流程
(一)现金收付
1
、收现。根据会计岗开具的收据(销售会计开具的发票)收款——→检查收据开具的金额正确、大小写一致、有经手人签名——→在收据(发票)上签字并加盖财务结算章——→将收据第联(或发票联)给交款人——→凭记账联登记现金流水账——→登记票据传递登记本——→将记账联连同票据登记本传相应岗位签收制证 

               工资及固定资产岗(水电费、代收款项)
               
管理费用岗(其他应收款)
               
销售核算岗(货款)
               
成本核算岗(加工费、材料款)
注:(1)原则上只有收到现金才能开具收据,在收到银行存款或下账时需开具收据的,核实收据上已写有转账字样,后加盖转账图章和财务结算章,并登记票据传递登记本后传给相应会计岗位。
   
2)随工资发放时代收代扣的款项,由工资及固定资产岗开具收据,可以没有交款人签字。
2
、付现
1)费用报销
审核各会计岗传来的现金付款凭证金额与原始凭证一致——→检查并督促领款人签名——→据记账凭证金额付款——→在原始凭证上加盖现金付讫图章——→登记现金流水账——→将记账凭证及时传主管岗复核
2)人工费、福利费发放
凭人力资源部开具的支出证明单付款(包括车间工资差额、需以现金形式发放的兑现、奖金等款项)——→在支出证明单上加盖现金付讫图章——→登记现金流水账——→登记票据传递登记本——→将支出证明单连同票据传递登记本传工资福利岗签收制证
3
、现金存取及保管。每天上午按用款计划开具现金支票(或凭建行存折)提取现金——→安全妥善保管现金、准确支付现金——→及时盘点现金——→下午330视库存现金余额送存银行
注:(1)下午下班后,现金库存应在限额内。

2)从银行提取现金以及将现金送存银行时都须通知保安人员随从,注意保密,确保资金安全。
4
、管理现金日记账,做到日清月结,并及时与微机账核对余额。
(二)银行存款收付    
1
、银收
1)收货款整理销售会计传来支票、汇票核查和补填进账单上午上班时交主管岗背书送交司机进账及取回单——→整理从银行拿回的回款单据——→将第一联与回执粘贴在一起——→在微机中编制回款登记表并共享—→打印—→将回款登记表连同回款单传销售会计
2)其他项目收款
收到除货款以外项目的支票、汇票——→填写进账单——→进账——→回单——→登记票据传递登记本——→相关岗位
3)贷款
收到银行贷款上账回单——→登记票据传递登记本——→传管理费用岗位
2
、银付
1)日常性业务款项
根据付款审批单(计划内费用经相关岗位审核,计划内10万元以上或计划外费用经财务部长或财务总监审核)审核调节表中无该部门前期未报账款项——→开具支票(汇票、电汇)——→登记支票使用登记本——→将支票、汇票存根粘贴到付款审批单上(无存根的注明支票号及银行名称)——→加盖转账图章——→登记单据传递登记本——→传相关岗位制证       
                   ——→
材料核算岗(材料采购)
                   ——→
成本核算岗(外协加工、车间质保费用) 
                  ——→
管理费用岗(管理部门用款) 
                  ——→
销售费用岗(销售部门用款) 
                  ——→
工资福利岗(工资兑现、福利) 
                  ——→
及固定资产岗(GMP部门费用、固定资产购建)
注:(1)开出的支票应填写完整,禁止签发空白金额、空白收款单位的支票。
    
2)开出的支票(汇票、电汇)收款单位名称应与合同、发票一致。
    
3)有前期未报账款项的个人及所在部门,一律不办理付款业务。
2)打卡工资。根据工资岗位开具的付款审批单(经财务部长签字)开具支票——→填写进账单——→连同工资盘交司机送南湖建行——→登记支票使用登记本——→将支票存根粘贴到付款审批单上——→加盖转账图章——→登记单据传递登记本——→工资福利岗
注:(1)每月根据工资发放时间提前2天将工资所需款调入南湖建行,并按时从工行将工资款划入首义招行。
    
2)打卡工资的支票须于工资发放日前1天连同工资盘送达银行。
    
3)业务员兑现。凭销售会计传来的付款审批单(经财务部长签字)开具支票——→填写进账单——→交司机送银行倒进账——→登记支票使用登记本——→将支票存根粘贴到付款审批单上——→加盖转账图章——→登记单据传递登记本——→工资福利岗
4)还贷及银行结算。收到银行贷款还款凭证及手续费结算凭证——→登记单据传递登记本——→传管理费用岗
5)交税
完税  收到税务岗位传来的税票(附付款审批单)——→填写划款行银行账号及进单
② 
进税卡  凭税务岗填写的付款审批——→开具支票——→填写进账单——→交司机送银行进账——→凭回单及支票存根登记支票使用登记本——→传税务岗位编制凭证
从税卡交税  收到税务岗传来的完税票和税卡划款凭条——→登记支票使用登记本——→传税务岗位编制凭证
6)及时将各银行对账单交内审岗编制银行调节表,对调节表上挂账及时进行清理和查询,责成相关岗位进行下账处理。
3
、根据银行收付情况统计各银行资金余额,随时掌握各银行存款余额,避免空头。
4
、熟练掌握公司各银行户头(单位名称、开户银行名称、银行账号)。
(三)工作要求
1
、熟悉公司各类财务管理制度。
2
、了解财务部各岗位工作内容,做好与各岗位的衔接工作。
3
、 准确收付现金,妥善保管现金及有价证券,保证资金安全。
4
 坚持每天盘点现金,及时核对现金日记账,做到日清月结。
5
 随时掌握各银行户头余额,禁止签发空头支票。
6
 树立良好的窗口形象。
二、销售费用岗工作流程
(一)部门日常费用。审核原始凭证完整、合法、金额正确——→审核并更正原始凭证按规范粘贴和折叠——→审核审批手续是否完备——→审核部门费用支出进度(如超计划额度,可拒绝报销)——→编制记账凭证
借:营业费用相关明细科目(部门专项)
   
贷:现金/银行存款/其他应收款  ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核
注:(1)非工资性费用支出原则上须取得税务局监制的发票或收据,填写规范,大小写一致,无涂改痕迹,增值税票须严格遵守填写规范。
   
2)保证凭证及附件左上角整齐,附件长宽折叠以记账凭证大小为度,不能带有订书钉。
   
3)费用审核依据《2001年费用控制办法》、《差旅费开支范围及标准》、《通讯费管理办法》等,其要点有:计划额度内费用须经部门负责人、分管领导、财务部长审批;计划外费用须有总经理批示的报告;市内交通费、通讯费须经总经办登记;固定资产须经行政事务部登记;差旅费须附审批后的行程安排表,招待费须附经审批的招待费用明细表。
   
4)准确使用明细科目(见科目表),正确选取专项。
   
5)报销人有前期欠款时,报销费用一律先冲抵欠款,在编制凭证时须附管理费用岗开具的还款收据。
   
6)支取现金的凭证编制完毕,若遇出纳无现金时,应暂时保存记账凭证,待出纳取回现金时通知领款。
(二)办事处费用
1
、日常费用。审核原始凭证完整、合法、金额正确——→审核原始凭证粘贴规范——→审核审批手续是否完备——→编制记账凭证
   
借:营业费用——相关明细科目(部门专项)
   
贷:现金/银行存款/其他应收款  ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核
2
、购置固定资产。审核是否附申请报告——→审核发票合法——→审核是否有行政事务部开具的固定资产调拨单——→审核审批手续是否完备——→编制记账凭证
借:固定资产——相关明细科目
   
贷:现金——→传出纳岗
注:(1)办事处购置生活、办公用品,使用年限超过一年且单位价值在1000元以上,须到行政事务部办理固定资产登记手续。
   
2)记账凭证摘要栏须注明固定资产名称、办事处。
3
、房租、仓租。审核是否附租赁合同——→审核是否附合法收据——→审核签字手续是否完备——→编制记账凭证
   
借:营业费用——房租\仓租\区域房租(部门专项) 
   
贷:现金——→传出纳岗
4
、运费。审核运输发票合法,金额正确——→审核无抵扣联、且运费金额超出100元以上运输发票附在同一张支出证明单上(以别针或回形夹住,无需粘贴和复印)—→审核审批手续是否完备——→编制记账凭证
    
借:营业费用——运费市外运费\市内运费  (部门专项)
    
应交税金——应交增值税进项税
    
贷:现金——→传出纳岗
注:(1)计算抵扣金额以运费金额作为基数,不包括包装费、装卸费、保险费、力资费等附加费。
   
2)抵扣联或准予抵扣进项税的运输发票上须标注凭证号和抵扣金额。
5
、途损。审核途损合法依据、途损报告——→审核签字手续完整——→编制记账凭证
    
借:营业费用——途损(专项)
    
贷:应收账款
注:(1)途损须取得客户单位或运输单位出具的有效证明。
    
2)途损报告须经办事处主任、销售部长、分管领导签字,财务部长审批。
    
3)途损金额直接开具收据冲减对应客户应收账款,不允许提取现金,账务处理上可以现金科目过渡。
6
、高开冲红。审核是否附高开冲红表——→审核是否附合法收据——→审核是否有销售会计审核签名——→审核审批手续是否完备——→编制记账付款凭证
    
借:营业费用——高开冲红 
    
贷:银行存款\现金——→传出纳岗
注:(1)冲红、返利原则上须以银行存款支付给客户单位,或抵减客户单位应收账款,确需以现金支付,须经分管领导批准,并在支出证明单上注有现金字样。
    
2)以冲红、返利抵减客户单位应收账款,须由销售核算岗开具收据,由于业务系统核算需要,应收账款与冲红、返利分开核算,以现金科目相联系。
7
、返利。审核是否附协议——→审核是否附合法收据——→审核是否有销售会计审核签名——→审核审批手续是否完备——→编制记账凭证
    
借:营业费用——宣传费现款返利\品种返利\年终返利(部门专项)
    
贷:银行存款\现金——→传出纳岗
8
、赞助费。审核是否附申请报告——→审核是否附合法收据——→审核审批手续是否完备——→编制记账凭证
    
借:营业费用——宣传费赞助费(部门专项) 

    
贷:银行存款\现金     ——→传出纳岗

  
注:(1)办事处费用报销,原始凭证须分类规范粘贴。

     
2)各项非工资性费用支出原则上须取得合法原始凭证,如不能取得合法原始凭证一律按20%代扣个人所得税。

     
3)审核具体依据《2001年费用控制办法》、《差旅费开支范围及标准》、《通讯费管理办法》、《2001年销售政策》等。

      
4)报销人有前期欠款时,报销费用一律先冲抵欠款,由管理费用岗开具还款收据。

     
5)以货款冲抵返利款时,以销售会计审核金额记费用,以对方开具收据金额记应收账款,差额由经办人补足。

(三)广告费用

1
、审核月度资金计划

每月28日根据预付账款、策划部广告投入付款计划及广告合同的执行情况——→审核策划部下月资金使用计划——→汇总资金计划——→报财务部长审批

2
、审核付款

1)根据月度资金计划核查付款项目——→审核广告合同、发票、照片等——→审核付款审批单审批手续是否完备——→登记资金计划——→出纳岗付款

2)签收出纳岗传来的付款审批单及银行付款凭证等——→编制记账凭证

借:预付账款 

   
贷:银行存款  ——→在相应的广告合同上登记付款金额、日期及凭证编号——→传主管岗复核

注:(1)首次付款时,需留存一份合同复印件。

   
2)付款金额计划内10万元以下的,直接传出纳岗付款,计划内10万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。

   
3)支付广告款时须凭发票,并审核第(4)项下列附件后方右办理,即编制凭证,除发票开出有困难的预付款除外。

   
4)媒体广告须审核发票、报样及监播单等;户外广告(车体、墙体、广告牌等)须审核发票照片等;宣传品、礼品须审核发票、入库单等。  

3
、费用报账

1)媒体及宣传品

审核策划部相关岗位传来的发票(媒体广告)

审核策划部相关岗位传来的发票附收料单(宣传品)——→审核审批手续是否完备——→对照合同进行编制记账凭证

借:营业费用——媒体\宣传品(部门专项) 

    
贷:预付账款         ——→在合同上登记发票金额、收受日期及凭证编号——→分品种登记手工账——→传主管岗审核

注:(1)根据预付账款余额及合同执行情况及时督促策划部报账,每月与策划部相关岗位核对各客户账簿余额。          

    
2)媒体广告包括电台、报纸、车体、墙体、广告牌、条幅等;宣传品包括宣传品、礼品的设计、制作、发送等费用。

    
3)收到发票时与策划部相关岗位一同确认广告费用归属办事处,不能明确分配到办事处及企业形象宣传广告归入策划部,以便于投入产出分析。

    
4)收到发票时与策划部相关岗位一同确认广告费用归属何产品品种,不能明确分配到具体品种及企业形象宣传广告单列,并登记手工账,以便于投入产出分析。

    
5)宣传品入库时费用全额计入策划部,部门或办事处领用时冲减策划部费用。

2)宣传品发出

审核宣传品仓库明细账——→审核仓库传来的当月宣传品领用汇总表和领料单——→编制记账凭证

借:营业费用——广告费用宣传品(部门专项)

           ——
招待费(部门专项)

    
管理费用——招待(部门专项)

    
贷:营业费用——宣传品(策划部)〈红字金额〉   ——→传主管岗复核

3)推广会

审核推广会申请报告及照片等相关材料——→审核原始凭证完整、合法性——→审核审批手续是否完备——→编制记账凭证

借:营业费用推广会(部门专项)         

    
贷:现金/其他应收款    ——→分品种登记手工账——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

注:(1)审核推广会费用时,应查询是否为办事处借款支出,若为借款,则通知管理费用岗开具还款收据,冲抵欠款。

(四)管理性工作

1
、每月10日根据部门费用计划额度出具费用通报,并提请超支或有超支迹象的部门注意。

2
、每季度结束后15天出具费用分析报告,能为公司费用管理控制提出合理化建议。

3
、每季度结束后15天出具产品投入产出分析报告。

4
、每季度提供需监测的广告明细

5
、积极参与公司广告招标和对广告价格检查。

6
、加强对预付账款的管理,勤于督促报账,及时清理广告挂账。

7
、参与制定和完善公司费用控制办法。

8
、参与年度费用控制计划的制定。

(五)工作要求

1
、熟悉公司各类财务管理制度。

2
、了解财务部各岗位工作内容,做好与各岗位的衔接工作。

3
、工作目标明确,责任心强,树立良好的部门形象。


三、管理费用岗工作流程

(一)部门日常费用

审核原始凭证完整、合法、金额正确——→审核并更正原始凭证按规范粘贴和折叠——→审核审批手续是否完备——→审核部门费用支出进度(如超季度计划除分管领导审批后,还须报总经理审批;如超年度计划额度,可拒绝报销)——→编制记账凭证 

借:管理费用相关明细科目(部门专项) 

    
贷:现金/银行存款/其他应收款    ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核。

注:(1)非工资性费用支出须取得税务局监制的发票或收据,填写规范,大小写一致,无涂改痕迹,增值税票须严格遵守填写规范。

   
2)保证凭证及附件左上角整齐,附件长宽折叠以记账凭证大小为度,不能带有订书钉。

   
3)费用审核依据《2001年费用控制办法》、《差旅费开支范围及标准》、《通讯费管理办法》等,其要点有:计划额度内费用须经部门负责人、分管领导、财务部长审批;计划外费用须有总经理批示的报告;市内交通费、通讯费须经总经办登记;招聘费用须有人力资源部部长审核;差旅费须附审批后的行程安排表,招待费须附经审批的招待费用明细表。

   
4)准确使用明细科目(见科目表),正确选取专项。

   
5)支取现金的凭证编制完毕,若遇出纳无现金时,应暂时保存记账凭证,待出纳取回现金时通知领款。

   
6)报销人有前期欠款时,报销费用一律先冲抵欠款。

(二)资金付出

1
、审核月度资金计划

每月28日根据年度费用计划、相关往来账及合同——→ 审核管理部门下月资金使用计划——→汇总资金计划——→报财务部长审批

注:研究开发中心的合同执行费、行政事务部维修购置费、人力资源部大型培训费、财务部税款及利息支出、党群部群团活动费等预见性较强的专项费用,需在月度资金计划中报出。

2
、审核付款及报账

1)根据月度资金计划核查付款项目——→审核付款审批单审批手续是否完备——→登记资金计划——→出纳岗付款

注:付款金额计划内10万元以下的,直接传出纳岗付款,计划内10万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。

2)签收出纳岗传来的付款审批单及银行付款凭证(或附发票)——→收受管理部门相关人员交来的发票——→审核发票上的审批手续是否完备——→审核银行票据存根上是否有领用或收款人签字——→编制记账凭证

借:管理费用——相关明细科目 

    
贷:银行存款     ——→传主管岗复核

注:(1)付款时除预付款项或临时外出采购的外,须凭发票。

   
2)款项付出后,督促支票一星期内报账,汇票两星期内报账。

(三)特殊费用核算

1
、办公用品入库与领用

1)入库:审核支票存根与发票对应——→审核发票金额、数量是否与入库单一致——→编制记账凭证

借:低值易耗品---办公用品库 

    
贷:银行存款或现金    ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

2)领用:月末审核办公用品明细账——→审核办公用品库传来的领用汇总表——→编制办公用品领用凭证

借:管理费用 /营业费用——办公用品(部门专项)

                ----
清洁费

   
贷:低值易耗品——办公用品库       ——→传主管岗复核   

注:(1)办公用品由行政事务部按部门上报计划,控制统一购进,办理入库手续,由各部门按月领用。

    
2)年末组织对办公用品进行盘点。

2
、修理费

1)汽车维修

审核车队核算员传来的车辆运行费用——→审核车队核算员辅助账并签章——→编制记账凭证

借:管理费用——修理费相关明细科目 

    
贷:现金/银行存款    ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

注:若已通过银行付出款项,应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。

2)零星维修

根据行政事务部传来的修理发票——→审核发票是否注明修理项目及承担部门(如有承担部门,须部门负责人签字认可)——→编制记账凭证

借:管理费用/制造费用——修理费相关明细科目 

    
贷:现金/银行存款    ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

注:(1)考虑到由行政事务统一组织的厂房设施维修,由行政事务部统一结算,故维修也可能涉及管理费用以外的制造费用等。

3)维修物资

入库:审核支票存根与发票对应——→审核发票金额、数量是否与入库单一致——→编制记账凭证

借:工程物资——专用材料维修材料 

    
贷:银行存款或现金    ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

领用:每季度末审核维修物资明细账——→审核仓库传来的领用汇总表——→编制维修物资领用凭证

借:管理费用 /制造费用——修理费(相关明细科目)

   
贷:工程物资——专用材料维修材料       ——→传主管岗复核   

注:(1)维修物资指由行政事务部根据修理需要购入的木材等,供木工房零星领出应用。

   
2)审核具体依据《工程维修物资核算管理办法》。

    
3)年末组织对维修物资进行盘点。

3
、研究开发费

审核产品开发中心传来的发票——→编制记账凭证

借:管理费用——研究开发费 

    
贷:现金/银行存款    ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

注:(1)若已通过银行付出款项,应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。 

    
2)研究开发费包括产品开发中心购买检验实验工具器具(按固定资产管理的除外)、实验药材、实验费用、临床费用、中药品种保护费等。

4
、无形资产摊销

月末摊销无形资产——→编制记账凭证

借:管理费用——无形资产摊销 

    
贷:无形资产    ——→传主管岗复核

注:无形资产按10年摊销,每月摊销金额=原值/10*12

(四)财务费用

签收出纳岗传递来的利息收入、利息支出、手续费结算单——→登记资金计划——→编制记账凭证

借:财务费用——相关明细科目 

    
贷:银行存款      ——→传主管岗复核

注:根据利息支出时间、金额及时向出纳查询余额是否足够支付利息,提醒出纳及时划转资金保证付息。

(五)贷款、还款 

签收出纳传来的银行贷款上账凭证或还款凭证——→登记贷款期限、还款日期、利率——→编制记账凭证 

借:银行存款                 借:短期借款 

    
贷:短期借款                贷:银行存款  ——→传主管岗复核

     
注:(1)凭证摘要栏须注明贷款起止日期、利率。

        
2)根据还款时间、金额编入财务部月度资金计划中,及时提醒财务部长安排还贷资金。

(六)其他应收款核算及管理

1
、借款:审核是否还清前欠款——→审核借款额度——→登记还款时间——→编制记账凭证

借:其他应收款 

   
贷:现金     ——→出纳岗

     
注:(1)前欠不清者,拒绝再借。

        
2)摘要栏中须注明借款用途、还款日期。

2
、还款:开具还款收据——→传出纳岗收款——→根据出纳岗收款签字后的收据第三联编制记账凭证

借:现金 

    
贷:其他应收款     ——→出纳岗

3
、清理、催收:

1)直接从借款人报销费用中扣还,并及时将欠款人名单通知其他岗位。

2)月末倒数第2天清理各部门人员借款情况——→编制部门借款情况明细表(列明借款人、借款金额、是否逾期)——→下发各部门提醒借款人归还——→截至5日到期仍有未还款者——→编制扣款明细表(列明应扣款人、本月扣款金额)——→通知工资福利岗从借款人工资中扣除(如涉及销售人员扣款,传递给销售会计予以扣款)

注:欠款逾期未还者,报销费用款一律先冲减欠款。

(七)管理性工作

1
、每月10日根据部门费用计划额度出具费用通报,下发至各部门负责人,并提请超支或有超支迹象的部门注意。

2
、每季度结束后15天出具费用分析报告,能为公司费用管理控制提出合理化建议。

3
、参与制定和完善公司费用控制办法。

4
、参与年度费用控制计划的制定。

5
、及时清理催收其他应收款项。

6
、参与制定和完善公司其他应收款管理办法。

7
、定期、不定期审核办公用品库、工程物资库账簿,保持账实相符。

(八)工作要求

1
、熟悉公司费用管理办法、财务制度、资金使用办法等相关制度。

2
、了解财务部各岗位工作内容,做好与各岗位的衔接工作。

3
、工作目标明确,责任心强,树立良好的部门形象。

四、固定资产核算岗工作流程

(一)固定资产

1
、购进

审核付款——→督促报账——→审核发票和固定资产调拨单——→查询已付款情况——→编制凭证

借:固定资产 

    
贷:银行存款/预付账款      ——→传主管岗核

注:(1)款项付出应严格遵守《资金付出管理办法》。

   
2)根据合同及付款情况及时督促相关部门办理报账手续。

   
3)购进固定后须凭发票、验收单办理固定资产调拨手续,具体为生产用固定资产由生产部负责,非生产用固定资产由行政事务部负责。

   
4)固定资产入账时,记账凭证摘要栏须注明固定资产名称、型号及使用部门。

   
5)固定资产在各车间、部门之间调拨应进行账务处理,以便加强对固定资产的管理和准确提取折旧。

2
、提取折旧

根据固定资产明细账查询上月新增或减少固定资产——→对应固定资产原值及公司使用的折旧政策计算增减变动的累计折旧——→编制折旧计算表——→编制记账凭证

借:管理费用/制造费用/营业费用——累计折旧 

    
贷:累计折旧——相关明细科目     ——→传主管岗复核

注:(1)年初根据固定资产明细表计算各部门、各类资产每月应提折旧金额,每月根据固定资产增减变动情况及时调整,编制折旧计算表。

   
2)固定资产折旧采取按个别资产进行计算,分部门、分类别汇总提取。

   
3)月度提取累计折旧金额发生变动时应将提取折旧的依据应传递一份给各车间核算员,由车间核算员对应固定资产清单核实固定资产的存在及折旧提取的准确性。

   
4)年末根据固定资产明细表计算全年折旧,冲回由于净值低于全年应提折旧的个别资产多提折旧,并确定下一年度提取折旧的基数。

3
、固定资产清理

1)盘点

年中、年末组织行政事务部、生产部相关人员进行固定资产盘点——→整理固定资产明细表——→出具盘点报告

注:(1)针对盘点过程中出现的固定资产盘盈盘亏情况应及时上报,督促相关部门进行处置。

盘盈    借:固定资产          ②盘亏      借:营业外支出 

               
贷:累计折旧                      累计折旧 

                   
营业外收入                     贷:固定资产

2)清理报废

定期组织行政事务部及生产部对固定资产进行核查——→督促处置已报废及长期闲置的固定资产——→核实报废或长期闲置的固定资产原值、已使用年限及折旧提取情况——→审核固定资产清理转出报告——→编制记账凭证

注销固定资产    借:固定资产清理

                          
累计折旧(已提折旧)

                      
贷:固定资产(原值)

收到清理收入  借:现金/银行存款 

                     
贷:固定资产清理

支出清理费用  借:固定资产清理 

                     
贷:现金/银行存款

结转净损益    借:固定资产清理(账面余额)  

                     
贷:营业外收入                  

             
  借:营业外支出 

                           
贷:固定资产清理(账面余额)   ——→传主管岗复核

(二)在建工程

1
GMP部门日常费用

审核原始凭证完整、合法、金额正确——→审核并更正原始凭证按规范粘贴和折叠——→审核审批手续是否完备——→审核部门费用支出进度(如超计划额度,可拒绝报销)——→编制记账凭证 

借:更改工程——GMP—相关明细 

    
贷:现金/银行存款/其他应收款    ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核。

注:(1)核算属于GMP项目,但不能明确到具体项目的费用。

   
2)为便于费用统计分析记账凭证摘要栏须注明费用名称。

   
3)非工资性费用支出须取得税务局监制的发票或收据,填写规范,大小写一致,无涂改痕迹,增值税票须严格遵守填写规范。

   
4)保证凭证及附件左上角整齐,附件长宽折叠以记账凭证大小为度,不能带有订书钉。

   
5)费用审核依据《2001年费用控制办法》、《差旅费开支范围及标准》、《通讯费管理办法》等,其要点有:计划额度内费用须经部门负责人、分管领导、财务部长审批;计划外费用须有总经理批示的报告;市内交通费、通讯费须经总经办登记;招聘费用须有人力资源部部长审核;差旅费须附审批后的行程安排表,招待费须附经审批的招待费用明细表。

   
6)支取现金的凭证编制完毕,若遇出纳无现金时,应暂时保存记账凭证,待出纳取回现金时通知领款。

   
7)报销人有前期欠款时,报销费用一律先冲抵欠款,由管理费用岗开具还款收据。

2
、在建工程核算

1)工程立项。凡工程项目确定——→向相关部门索取核准后的立项报告及工程预算——→设立明细科目

2)工程招标。阅读招标文件——→开具投标保证金收据并制证——→参与议标、评标、定标——→参与合同条款的订立——→保留合同复印件

收到投标保证金时:                

借:现金                                            

    
贷:其他应付款——投标保证金             

② 
退还时:

借:其他应付款——投标保证金

    
在建工程相关科目〈红字〉(收中标单位投标保证金)

    
贷:现金

3)支付工程款

审核月度资金计划

每月28日核查工程合同及在建工程款项付出情况——→审核GMP等部门报出的工程项目资金月度计划——→汇总资金计划——→报财务部长审批

款项付出及报账

、根据月度资金计划核查付款项目——→审核工程合同、进度款收据或发票等——→审核付款审批单审批手续是否完备——→登记资金计划——→出纳岗付款

、签收出纳岗传来的付款审批单及银行付款凭证等——→编制记账凭证

借:基建工程——工程名称建筑工程客户单位 

                        —
安装工程客户单位 

                        —
在安装设备设备 

                        —
待摊基建费用支出其他(一次性费用) 

                                          —
客户单位(与客户签有合同)
    
更改工程——工程名称技术改造客户单位 

                         —
装饰装修客户单位 

                         —
待摊基建费用支出其他(一次性费用) 

                                           —
客户单位(与客户签有合同)

    
大修理工程——工程名称客户单位 

                 —
待摊改造费用支出其他(一次性费用) 

                                   —
客户单位(与客户签有合同)

    
工程物资——工程名称客户单位(购置设备预付款)

    
贷:银行存款         ——→传主管岗复核

、收到工程项目中购置单个设备的全额发票——→编制记账凭证

借:基建工程——在安装设备设备 

    
贷:工程物资——工程名称客户单位       ——→传主管岗复核

注:(1)付出款项时须凭收据或发票,账务处理具体依据《基建工程核算管理办法》。 

    
2)付款款项为计划内且在10万元以下的,直接传出纳岗付款,计划内10万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。

   
3)支付尾款时须取得全额发票,发票金额作为工程支出,质保金在其他应收款中核算,并在摘要中注明工程名称。 

    
4)收到发票转入在安装设备时,摘要栏中须注明设备名称、型号等。

4)转入固定资产

清查完工工程的各项支出——→组织完工工程审计——→编制工程明细表——→分摊待摊基建费用支出——→向相关部门提供峻工决算表——→审查固定资产调拨单——→编制记账凭证

借:固定资产

   
贷:基建工程/更改工程/大修理工程          ——→传主管岗复核

(四)管理性工作

1
、每月5日根据GMP部门费用计划额度出具费用通报,并提请注意超支或有超支迹象。

2
、年末组织固定资产盘点工作。

3
、不定期进行固定资产盘查工作。

4
、参与制定和完善公司固定资产核算管理办法。

5
、加强对预付账款——设备、在建工程账务的管理,勤于督促报账,及时清理工程支出挂账。

6
、参与制定和完善公司基础建设核算管理办法。

(五)工作要求

1
、熟悉公司各类财务管理制度。

2
、了解财务部各岗位工作内容,做好与各岗位的衔接工作。

3
、工作目标明确,责任心强,树立良好的部门形象。




五、材料审核岗工作流程

(一)材料采购报账

根据应付账款余额及收料单第联督促采购员报账——→审核签收采购员传来的采购发票、运费发票及收料单(采购报账正联采购报账副联)——→编制记账凭证并取下第联副联留作配单用

借:原材料/包装物/低值易耗品各二级科目

    
应交税金——应交增值税(进项税额) 

     
贷:应付账款——客户单位      

——→
将可以抵扣的发票抵扣联注明凭证号后抽出——→传主管岗复核

注:(1)采购发票必须真实、合法、有效,原则上须取得增值税专用发票。

   
2)取得的增值税专用发票严格遵守填写规范。 

    
3)运杂费须以收料单的形式与材料合计或单独计入相应材料价款中。 

    
4100元以上运输专用发票须按运费金额(不包括包装费、力资费、装卸费、保险费等)7%计算进项税,扣税后的运费计入采购成本中。 

    
5)收料单填写须规范完整,且收料仓库栏的填写与材料所属账本名称一致,收料单数量、金额与发票必须一致。 

    
6)根据最新原辅料招标结果审查招标材料采购价格的执行情况,关注价格的波动情况,按季提供采购价格执行情况分析报告。 

    
7)记账凭证摘要栏须注明材料名称及数量,并正确选取明细科目,注意区别同科目中相近客户名称、相同客户名称位于不同的科目中。

(二)采购付款

1
、审核月度资金计划

根据下月生产计划、采购计划、客户单位应付账款余额、原材料入库、发票所到时间等相关情况审核生产部下月资金使用计划——→汇总资金计划——→报财务部长审批

2
、审核付款

1)根据月度资金计划审查付款项目——→审核付款审批单审批手续是否完备——→登记资金计划并签字——→传出纳岗付款——→月末统计本月资金计划使用情况——→同下月资金计划一同报财务部长

2)签收出纳岗传来的付款审批单及银行付款凭证——→编制记账凭证

借:应付账款——客户单位          

    
贷:银行存款               ——→传主管岗复核

注:(1)付款金额计划内10万元以下的,直接传出纳岗付款,计划内10万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。

   
2)付款时注意审核收款单位、材料供应单位、发票开具单位三者应一致。 

    
3)有连续业务的客户单位应设立应付账款明细科目,设置科目时须正确选取省名、写明客户全称,编制记账凭证时实行收料、付款两条线应用明细科目。

   
4)编制记账凭证时须正确选取应付账款明细科目,注意区别同科目中相近客户名称、相同客户名称位于不同的科目中。

3
、应付账款

不定期督促采购员报账——→月末打印应付账款科目余额表传生产部采购员对账——→保证应付账款的真实与正确

注:(1)熟悉客户供货品种,各客户对应的采购员,便于账务清理和催促报账。  

(三)审核仓库明细账

1
、收料

1)入库

定期审核仓库原辅材料明细账——→核查所登记入库材料数量、单价、金额——→抽出收料单第联(材料稽核联)——→录入微机收入模块——→按账本分类以备与采购员传来的第报账联副联配单

注:以上仓库明细账涉及原料库、包装库、低耗库、自制半成品库及塑成品库等五大类库包含的所有明细账。

2)配单

月末将收料单第联与第联副联一一配对——→清查货已到但发票未到情况——→凭未配上的第联编制记账凭证

借:原材料/包装物/低值易耗品各二级科目 

    
贷:应付账款——材料暂估    ——→传主管岗复核并督促采购员报账——→下月初用红字冲回此凭证——→当月末凭未配上的第联收料单重新挂账

注:(1)未配上的第联收料单为仓库已验收入库,但采购员还未到财务部报账,此时财务上按收料单金额暂作入库处理,以便与仓库账保持一致。

   
2)未配上的第联为材料已入库,且已收到发票,但仓库未记账,这种情况只有在仓库与财务扎账时间不一致时才存在,如有其他差异应及时查明原因。

3)暂估入库

材料验收合格达到可发放状态,采购员须开具收料单,数量金额须填写完整,经仓库保管员签字后,材料方可发放。在发票未到、价格暂时无法确定时,先由采购员按合同价、最近历史价或市价等估价填写在收料单上,待收到发票后,如暂估价与实际价不一致,采购员按发票金额补填蓝字或红字收料单调整原收料单,经仓库保管员签字,将第联留仓库记账,第③④联与估价收料单第③④联一并附在发票后报账,保证发票和所附收料单金额之和一致。

2
、计算加权平均价格

材料加权平均单价=本期收货金额+期初结余金额  ,为本期材料发出单价。

             
本期收货数量+期初结余数量

3
、发料

1)车间部门领料

审核领料单填写规范,签字手续完备——→审核仓库管理员登记发出数量准确——→抽出领料单——→录入微机发出模块——→编制打印分车间部门分品种领料单明细表(附后)——→做成本计算得领料单金额(=发出数量×材料加权平均单价)——→在仓库明细账中登记发料金额——→分类汇总各车间部门费用——→打印车间领料单明细表传车间核算员——→核对领料数量,传递发出成本数据——→核对无误后,按各车间部门、各发料仓库编制材料发出月汇总表——→编制记账凭证

借:生产成本——→基本生产(材料费用)(生产用直接原材料)

    
生产成本——→辅助生产        (机修车间领用)

    
制造费用                  (生产系统领用非直接材料)

    
管理费用                  (管理系统领用)

    
销售费用                  (销售系统领用)

    
贷:原材料/包装物/低值易耗品各二级科目      ——→传成本岗审核

注:部门领料单须经部门负责人审核,分管领导签字,车间领料单须经车间主任签字。




2)武马领用

由于武马生产用原辅材料均由公司统一购买,武马凭领料单从公司仓库领用,月末凭武马领料单编制领料单明细表,传武马财务部核对,确认当月出售材料

结转销售材料成本

领料单分类汇总完毕——→凭分类汇总表编制武马领用原辅材料记账凭证

借:其他业务支出 

    
贷:原材料/包装物/低值易耗品      ——→传成本岗审核

注:(1)实际账务处理中将此笔业务与部门领料单合编一张记账凭证。

销售材料收入

将武马领料单及领料单明细表挑出——→下月初传开票岗向武马开具销售发票——→将发票联及领料单传武马财务部——→凭发票记账联编制记账凭证

借:应付账款——武马 

    
贷:其他业务收入 

        
应交税金——增值税(销项)  ——→传成本岗审核

3)零星对外销售

结转销售材料成本

领料单分类汇总完毕——→凭分类汇总表编制零星出售材料记账凭证

借:其他业务支出(发票) 

    
制造费用——仓储费(收据) 

    
贷:原材料/包装物/低值易耗品     ——→传成本岗审核

注:(1)实际账务处理中将此笔业务与部门领料单合编一张记账凭证。

销售材料收入

审核外售材料批件——→开具收据或督促开票岗开具发票——→传出纳岗收款——→凭发票记账联或收据编制记账凭证

借:现金/银行存款 

    
贷:其他业务收入(发票) 

        
应交税金——增值税(销项)

    
或借:现金/银行存款

      
借:制造费用——仓储费〈红字〉(收据)  ——→传成本岗审核

注:(1)仓库发出售材料须经生产部长签字报告,经材料审核岗审核,并有财务部收款凭据(盖有现金收讫银行收讫的发票或收据复写联)。

   
2)售出材料须开具发票的,开票岗须凭材料审核岗审核后的报告开具发票,记账联交给材料审核岗编制记账凭证。

   
3)无须开具发票的,由材料审核岗开具收据,并同时复写两份传仓库管理员记账、发货。

   
4)仓库明细账审核完毕,须将仓库售出材料与售出材料财务收款情况进行核对。

4
、结材料仓库明细账

材料仓库明细账审核登记完毕,结出各材料余额,督促仓库管理员与实物核对,并将账本余额分类汇总与财务账核对。

5
、盘点

每季度组织对原料、包装、低耗仓库实物盘点一次——→督促仓库管理员编制实物盘点表——→编制存货盘存明细表和汇总表——→及时提供盘点结果——→协助仓库管理员报告有关问题事项——→根据公司处理决定编制记账凭证

1)盘盈           

借:原材料/包装物/低值易耗品各二级科目

借:管理费用——处理财产损失〈红字〉   

2)盘亏

借:管理费用——处理财产损失

    
贷:原材料/包装物/低值易耗品

(四)力资费

签收生产部仓库传来的力资费领用单——→按部门汇总——→编制力资费用分配表——→签收搬运公司运费发票——→编制记账凭证,并向武马、药品公司下达力资费通知单

借:制造费用——仓储费(生产系统用工) 

    
管理费用——其他(管理系统用工) 

    
营业费用——市内中转(营销系统用工) 

    
应付账款——武马 

    
其他应收款——药品公司 

    
应交税金——增值税(进项) 

    贷:银行存款

(五)管理性工作

1
、材料采购、材料成本、库存管理和应付账款实施有效监督,定期对存货资产进行质量评价。

2
、参与原辅料采购招标,审查采购价格执行变动情况,及时报告价格变动情况。

3
、每月与采购员对账一次,及时清理客户单位挂账,保证应付账款真实准确。

4
、每季度组织仓库盘点一次,保证原辅材料账实相符。

(六)工作要求

1
、熟悉公司各类财务管理制度。

2
、了解财务部各岗位及生产部仓库管理员、采购员等岗工作内容,做好与各岗位的衔接工作。

3
、熟悉各原辅料仓库的组织情况,熟悉主要原辅材料的名称规格、分类、用途、特点等。

4
、工作目标明确,责任心强,树立良好的部门形象。

附表:

领用单位:              领料单明细表

账本名称
材料名称规格
单位
数量
单价
金额

承兑汇票知识 

收取银行承兑汇票,要根据出库日距汇票到期日的天数和公司规定的利率计算应收取的利息,并将收取的利息与货款一并开在给客户的增值税发票中。利息的计算方法如下:
利息=(汇票票面金额 X利率)/360X汇票到期天数

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    商业汇票挂失。商业承兑汇票遗失或未使用办理注销,不须向银行办理注销手续,而由收付款单位双方自行联系处理。持票单位遗失银行承兑汇票,应及时向承兑银行办理挂失注销手续,待汇票到期日满一个月再办理如下手续:
    1
、付款单位遗失的,应备函说明遗失原因,并附第四联银行承兑汇票送交银行申请注销,银行受理后,在汇票第四联注明遗失注销字样并盖章后即可注销。
    2
、收款单位遗失的,由收款单位与付款单位协商解决,汇票到期满一个月后,付款单位确末支付票款时,付款单位可代收款单位办理遗失手续,其手续与付款单位遗失的手续相同。
    到期收回应收票据的核算
1
、应收票据到期收回
应收票据到期前,应将票据提交给开户行,委托开户行查询托收该款项。银行于到期日将款项计入公司帐户。公司收到银行回单后做如下处理:
借:银行存款
贷:应收票据「票据面值」
若为带息商业汇票,到期收回时:
借:银行存款
贷:应收票据「票据面值」
财务费用 「票据面值×票面得率×票据期限」
2
、票据到期拒付
如果到期的应收票据因付款人无力支付票款而无法按期收回,则当收到银行退回的商业承兑汇票、委托收款凭证、未付票据通知书或拒绝付款证明等时,按应收票据的账面余额,借记应收账款科目,贷记应收票据科目。到期未收到款项时, 将到期票据的票面金额转入应收帐款科目
借:应收帐款
贷:应收票据
到期不能收回的带息应收票据,转入应收账款科目核算后,期末不再计提利息,利息只是在备查簿中登记,待实际收到时再冲减收到当期的财务费用。

票据贴现的概念、贴现要求及帐务处理
1
、票据贴现的概念
企业持有的应收票据在到期前,如果出现资金短缺,可以持未到期的商业汇票向其开户银行申请贴现,以便获得所需要的资金。贴现就是指汇票持有人将未到期的票据在背书后送交银行,银行受理后从票据到期值中扣除按银行贴现率计算确定的贴现息,然后将余款付给持票人,作为银行对企业的短期贷款。
票据贴现,实质上是企业融通资金的一种形式,银行要按照一定的利率从票据价值中扣除自借款日起至票据到期日止的贴现利息。背书的应收票据是此项借款的担保品,当票据到期,付款人无力支付票款时,银行有权向贴现企业索要票款。
2
、票据贴现条件和单据要求
1)、申请票据贴现必须具备下列条件:
商业汇票的持票人向银行或金融机构办理贴现,必须具备下列条件:
1
)、为企业法人和其他经济组织,并依法从事经营活动;
2
)、与出票人或其前手之间具有真实的商品交易关系;
3
)、在申请贴现的银行或金融机构开立存款帐户。
2) 、商业汇票的持票人向金融机构申请贴现时,须提交的单据:

持票人申请贴现时,须提交下述四项单据:
1
)贴现申请书,
2
)经其背书的未到期商业汇票,
3
)持票人与出票人或其前手之间的增值税发票和商品发运单据复印件。
4
)表明与出票人或者直接前手之间具有真实的商品交易关系的商品交易合同复印件。
3
、票据贴现的会计处理
1
)、应收票据的贴现要计算贴现息和贴现净额(或称贴现所得额),并据以登记有关帐户。
贴现息=票据到期价值×贴现率×贴现期
贴现净额=票据到期价值-贴现息
票据到期价值是指票据到期时可收回的全部金额。对无息票据来说,到期价值就是票据面值;对附息票据来说,到期价值则是票据面值与票据利息之和;贴现期是指从票据贴现日到票据到期前一日的时间间隔。票据的票面利率和银行贴现率习惯上均用年利率来表示,贴现利率由银行统一制定。这样,在计算票据到期价值及贴现息时,均应将有关期间换算成年来表示。如,为期90天的某一计算时间,换算成年来表示则为31290/360.按一般商业习惯,一年按360天计算,一个月按30天计算。
2
)、应收票据贴现的账务处理
无息票据的贴现:
借:银行存款 (企业实际收到的现金额)
贷:财务费用 (贴现息)
应收票据 (应收票据账面价值)
带息票据的贴现
借:银行存款 (企业实际收到的现金额)
贷:应收票据 (应收票据账面价值)
借或贷:财务费用 (实际收到的贴现金额与应收票据账面价值的差额)
企业对贴现的应收票据在法律上负有连带清偿的经济责任,即若付款人到期无力支付票据款额,贴现企业须向贴现银行偿还这一债务,即会产生或有负债。因此,企业对贴现的应收票据,应在应收票据备查簿内进行逐笔登记,待付款人付清票款后再从备查簿中注销;若付款人到期未能清偿票款,则企业应将代付款人向银行偿付的票款记作向付款人的应收款项;若申请贴现企业银行存款余额也不足支付票款金额,则银行将作为对贴现企业的逾期贷款处理。
在业务实践中,企业应根据贴现应收票据的种类,采用适当的会计处理方法。经银行承兑的商业汇票其履行偿付责任具有很高的可靠性,企业或有负债发生的可能性视同不存在,而且无须在资产负债表附注中对贴现票据加以说明;若企业贴现的是由企业承兑的商业汇票,企业可通过设置应收票据贴现帐户反映因票据贴现而产生的或有负债,若不设置该帐户而采用直接冲转已入帐的应收票据的方法,则期未必须在会计报表附注中对贴现的商业承兑汇票面额予以注明。
应收票据背书转让的核算:

应收票据背书是指持票人在票据的背面签字,签字人称为背书人,背书人对票据的到期付款负连带责任。企业可将持有的应收票据背书转让以取得非货币资产时,如原材料,固定资产,库存商品等。企业在转让该资产时,要在备查簿中登记被背书人、转让日期、到期日、合同号、领用部门、领用人员等相关信息并进行如下帐务处理:
借:原材料(库存商品)
应交税金-应交增值税(进项税额)
贷:应收票据(帐面余额)
若是采购货物提前支付货款
借:预付帐款「票据的面值」
贷:应收票据「票据的面值」
或是采购货物先收到发票后以汇票支付货款
借:应付帐款「票据的面值」
贷:应收票据「票据的面值」
企业对背书转让的应收票据在法律上负有连带清偿的经济责任。即若付款人到期无力支付票据款额,持票人可向背书人及其前手、出票人付款人等追索欠款,各背书人需承担连带责任,即会产生或有负债。


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